Het administratieve moeras

Je verdrinkt niet door het stappen in een moeras, maar door erin ondergedompeld te blijven

(Samenwerkende) gemeenten leggen steeds meer administratie en afwikkeling van de eigen zorgplicht bij de uitvoerende professionals en aanbieders. Het gevolg is een administratieve spaghetti van heb ik jou daar. ‘Het roer moet om’ en het daaruit voorvloeiende initiatief ‘(Ont)Regel de zorg’ hebben de administratieve rompslomp luid en duidelijk op de kaart gezet. Alle partijen lijken het eens te zijn dat er iets aan moet worden gedaan. Maar het denken en doen zijn vooralsnog twee verschillende evangelies. Er is nog veel werk te doen. En snel een beetje!

Bovenstaande is – kort en goed – de samenvattende conclusie van een inkijkje dat een (landelijke) aanbieder mij onlangs bood in de bedrijfsvoering. Het daarbij geleverde plaatje aan stakeholders, financiers, overheden en andere relaties leerde mij opnieuw in welk een organisatorische zomp menig aanbieder moet opereren. Ook voor mij –letterlijk ‘een oude rot’ in het sociaal domein – blijft het onthutsend om te zien en te ervaren hoe ingewikkeld de (bedrijfsvoering) binnen de jeugdzorg en Wmo georganiseerd is. Ik moest denken aan Toon Kortooms boek “Help, de dokter verzuipt”.  Met als belangrijkste verschil dat het boek een klucht is, terwijl het in de dagelijkse werkelijkheid van menig aanbieder – zeker ook in het perspectief van professioneel opdrachtgever- en opdrachtnemerschap – een regelrecht (én kostbaar) drama is.

Bij het doornemen van de informatie drong zich bij mij de vergelijking op met gezinnen met meervoudige en complexe problemen. Ook zij hebben te maken met belemmeringen op verschillende gebieden. Die belemmeringen raken elkaar niet alleen, zij stapelen zich ook op tot een onontwarbare hoop van wetten en regelingen die elkaar vaak ook nog eens uitsluiten. De Toeslagenaffaire en de nasleep daarvan maken niet alleen duidelijk hoe lastig het is om in dat doolhof je weg te vinden. Zij toont ook aan hoe onbeheersbaar onze beheerszucht is geworden.

Als ook de dokter (de professionals en hun organisaties) zelf in zee van wetten, regelingen en afspraken verstrikt raakt of weggezogen wordt, is het naast heel ingewikkeld, vooral onmogelijk om – naast eerst en vooral op tijd en op maat ondersteuning of zorg te bieden – een adequate bedrijfsvoering te organiseren.

De (professionals en of van) aanbieders binnen het sociaal domein wordt gevraagd om integraal te werken. Hoe?  Dat moeten ze (meestal) zelf maar uitzoeken met alle afzonderlijke loketten en regelingen. Maar tegelijkertijd lijken gemeenten, regio’s of andere financiers weinig inbreng te verdragen van aanbieders. Wanneer het gaat om meer eenduidigheid in de contractafspraken (contractstandaardisatie) of tarieven (landelijk vastgestelde bandbreedtes) bijvoorbeeld. Of in de sfeer van verantwoording. Dan hanteren zij een zee aan afspraken en regelingen. Terwijl er zoiets als een landelijk administratieprotocol en een landelijk accountantsprotocol voorhanden is!  Nee, wat dat betreft is er voor menig aanbieder binnen het sociaal domein – en zeker aanbieders die voor meerdere gemeenten/regio’s of financiers werken, sprake van een administratieve spaghetti.

Het is tijd dit ingrijpend te veranderen en te verbeteren. Met professioneel opdrachtgever- én opdrachtnemerschap als fundament. Dat om te beginnen een goede en betrouwbare relatie. Je doet simpelweg geen goede zaken als je elkaar niet vertrouwen kunt. Kortom, professioneel opdrachtgever- én opdrachtnemerschap vraagt een basis van vertrouwen en betrouwbaarheid, verankerd in langdurig partnerschap.

Dat is overigens makkelijker gezegd dan gedaan in een sector waarin er sprake is van verscheurd vertrouwen. De onzekere relatie, de ondoorzichtige en de alsmaar toenemende bureaucratie helpen daarbij niet. Net zo min overigens als het wantrouwen dat aanbieders hebben jegens de inhoudelijke kennis en kunde die bij de gemeentelijke medewerkers (beleid én inkoop) (niet) aanwezig zou zijn. Het wordt tijd dat opdrachtgevers (gemeenten/regio’s/financiers) en opdrachtnemers (professionals en aanbieders) zich eens wat meer verdiepen in het perspectief en de werkelijkheid van de ander. Met het perspectief van de eindgebruiker (de inwoners/huishoudens voor en met wie zij werken) aan diezelfde tafel!

Zeker en vast: er is de afgelopen jaren stapje voor stapje meer erkenning gekomen voor elkaars positie en omstandigheden. Die ontwikkeling heeft potentie om het wederzijdse vertrouwen te herstellen, maar dan moeten een aantal zaken wel fundamenteel en sneller anders gaan dan nu. Bijvoorbeeld door met meer standaardisatie bij de inkoop en in de bedrijfsvoering daadwerkelijk inhoud en betekenis te geven aan het verminderen van de administratieve lasten. Standaardisering in het proces dat gemeenten en aanbieders hanteren rond het afspreken, wijzigen, herstellen, uitvoeren en verbeteren van ondersteuning en zorg kan hieraan bijdragen.

Ook betere (boven-)regionale afstemming en samenwerking tussen gemeenten/regio’s/financiers draagt bij aan versterking van de keten als geheel. Op regionaal niveau is er binnen het sociaal domein, zowel op territoriaal niveau als op inhoudelijke thema’s, sprake van veel verschillende samenwerkingsverbanden en – daarmee samenhangend – grootste bestuurlijke drukte. Dit staat op gespannen voet met de beoogde heterogeniteit in sturing en organisatie van ondersteuning en hulp vanuit het perspectief van jeugdigen/gezinnen/huishoudens. Het leidt daarbij tot onnodige administratieve druk als gevolg van o.a. contractdiversiteit. Daarnaast draagt de veelheid aan financiers bij aan een zeer complexe bedrijfsvoering voor zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers. In het bijzonder wanneer zij ondersteuning of zorgen moeten bieden waarbij meerdere domeinwetten tegelijkertijd aan de orde zijn.

Daarom is het terecht dat in de Hervormingsagenda Jeugd 2022-2028 (bedoeld om de hulpverlening te verbeteren en het jeugdstelsel beter beheersbaar te maken) deze thema’s nadrukkelijk aandacht krijgen. Het is daarbij wel zaak dat polderaars zich er even niet mee bemoeien. Zij vermengen feiten en ficties tot een giftige cocktail (zie ook Feit en fictie rond regeldruk) in plaats van genezend medicijn. Zachte heelmeester maken stinkende wonden!

Standaardisering van processen, contracten en afspraken is alleen mogelijk als de partners (gemeenten, regio’s en financiers én aanbieders) een deel van hun autonomie inleveren. Simpelweg, omdat juist de standaardisatie van het proces van afspreken, wijzigen, herstellen, uitvoeren en verbeteren van ondersteuning en zorg de ruimte biedt voor meer focus op de menselijke maat en de daarbij passende beleidsvrijheid voor professionals, aanbieders en gemeenten.  De aan de Hervormingsagenda verbonden ambities – de hulpverlening te verbeteren en het jeugdstelsel beter beheersbaar te maken – hebben geen kans van slagen als wij daarin niet voorzien.

Deze opgave vraagt een robuust kader dat niet de uitzonderingen regelt – uitzonderingen vergen maatwerk en dus geen standaard – maar de normale gang van zaken. Een duidelijk door het thema en de opgave gestuurde en geprioriteerde werkagenda – een soort van Doorbraak-methode voor administratieve vereenvoudiging – dus, die én relevante stakeholders aan één tafel zet, en hen een volstrekt duidelijk resultaat als opdracht meegeeft. Geen goede intenties, maar zichtbare resultaten! Relevante thema’s zijn daarbij de inkoopschaal, de bekostigingswijzen, de contractstandaard (voorwaarden, kwaliteitseisen, productomschrijvingen, sturingsinformatie en verantwoording), reële tarieven (die meebewegen met de gewenste inhoudelijke transformatie) en de integrale bekostiging vanuit verschillende domeinen.

Samenvattend

Professioneel opdrachtgever- en opdrachtnemerschap kan (en móet) ervoor zorgen dat er een einde komt aan de administratieve spaghetti en daarmee ook bijdragen aan een betere, transparante én goedkopere bedrijfsvoering bij gemeenten/regio’s, financiers en aanbieders. Dat lukt, als zij samen komen tot:

  1. meer congruentie in de territoriale regionale samenwerkingsverbanden;
  2. een sluitend zorglandschap op lokaal, regionaal en landelijk niveau dat in tijdige en passende ondersteuning of zorg voorziet en dus voldoende diversiteit en keuzemogelijkheden (zorg in natura, PGB, aanbieder);
  3. een daarop afgestemde inkoopschaal en bekostigingswijze;
  4. duurzame betaalbaarheid, financiële houdbaarheid, en beheersbaarheid welke is ingebed in een daarop afgestemde ((boven-)regionale) domein overstijgende visie;
  5. duidelijke leveringsafspraken (wie moet wat wanneer en hoe leveren);
  6. op de gekozen bekostigingswijze (inspannings-, output- en taakgericht) afgestemde gestandaardiseerde processen en contracten waarmee opdrachtgevers en opdrachtnemers de dienstverlening afspreken, wijzigen, herstellen, uitvoeren en verbeteren die passen.

De auteur, Peter Paul J. Doodkorte is senior-adviseur bij Vondel & Nassau, een landelijk werkend adviesbureau voor overheden en organisaties werkzaam binnen het sociaal domein. Meer van zijn blogs en ideeën zijn te vinden op Verruim de horizon, De kracht van het alledaagse en Inspirituals

Peter Paul Doodkorte is een van de (acht) regioadviseurs die samen het landelijk werkende Regioteam Opdrachtgever-/opdrachtnemerschap Wmo en Jeugdwet vormen. Het regioteam opereert namens drie organisaties: Programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein, het Ketenbureau i-Sociaal Domein en Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd. Hiermee beschikken de regioadviseurs over een breed palet aan producten en diensten, instrumenten, opleidingen en praktijkvoorbeelden. Daarnaast hebben ze via deze drie organisaties toegang tot een groot netwerk van experts, ervaringsdeskundigen en een rechtstreeks lijntje met ‘Den Haag’.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s