Waarom één persoonlijk dossier nodig is

Goede zorg én ondersteuning begint bij goede informatie. Toch gaat het daar in Nederland vaak mis.

Van versnipperde dossiers naar regie bij de inwoner  

Wie zorg of ondersteuning nodig heeft, krijgt vaak te maken met veel verschillende organisaties: de huisarts, het ziekenhuis, de gemeente, de wijkteammedewerker of de jeugdzorg. Al die partijen zien een stukje van de situatie, maar zelden het geheel. Het gevolg: dubbel werk, misverstanden en soms zelfs fouten die grote gevolgen hebben.

Wat inwoners ervaren

Uit onderzoek blijkt dat dit inwoners direct raakt.

  • Een deel van de mensen krijgt dubbel onderzoek of onnodige hulp doordat informatie niet wordt gedeeld.
  • 1 op de 10 inwoners loopt (bijna) tegen fouten aan doordat belangrijke gegevens ontbreken.  
  • Professionals verliezen kostbare tijd met het achterhalen van informatie, in plaats van die tijd te besteden aan persoonlijke aandacht. 

Dit leidt tot vertragingen, verkeerde beslissingen en af en toe blijvende schade. En dat terwijl vrijwel alle inwoners hetzelfde verlangen: een systeem waarbij hun gegevens op het juiste moment beschikbaar zijn.

Waarom gaat dit zo moeizaam?

De belangrijkste oorzaken zijn:

  1. Toestemming en regels – ingewikkelde procedures zorgen ervoor dat gegevens vaak niet of te laat beschikbaar zijn.
  2. Systemen die niet samenwerken – of het nu gaat om de huisarts, het gemeentelijke systeem of jeugdzorg: ze “praten” niet goed met elkaar.

Het resultaat? Inwoners zijn formeel eigenaar van hun gegevens, maar in de praktijk voelt dat vaak niet zo.

Het kan ook anders

Stel je een situatie voor waarin iedere inwoner één persoonlijk dossier heeft. Niet allemaal losse systemen, maar één duidelijk overzicht. Daarin staat wat nodig is: medische informatie, afspraken met de gemeente, begeleiding vanuit het wijkteam – alles bij elkaar.

Dat zou betekenen:

  1. De inwoner bepaalt wie er mag meekijken en wie iets mag aanvullen.
  2. Alle betrokken professionals werken vanuit datzelfde dossier.
  3. Nieuwe systemen moeten daarop aansluiten, in plaats van hun eigen eilandjes te bouwen.

De techniek is er al  

Dit klinkt misschien ver weg, maar technisch kan het al. Er bestaan veilige manieren om in te loggen en er zijn duidelijke afspraken mogelijk over hoe gegevens gedeeld worden. Het echte probleem is niet de techniek, maar het ontbreken van gezamenlijke afspraken en lef om de stap te zetten.

Daarom is één duidelijke norm nodig: kan jouw systeem niet samenwerken met het gezamenlijke dossier van de inwoner? Dan doet het niet mee.

Hoe komen we vooruit?

Wat nodig is, is samen optrekken: gemeenten, zorgorganisaties, cliëntenorganisaties, hulpverleners, verzekeraars en aanbieders van systemen. Alleen gezamenlijk kan de omslag gemaakt worden. Belangrijke stappen zijn:

  • Laten zien wat nú al mogelijk is.
  • Afspraken maken over minimumvoorwaarden: systemen móeten kunnen koppelen.
  • Binnen een jaar een routekaart neerleggen voor één landelijk basisdossier dat écht van de inwoner zelf is.

Conclusie

Als we niets doen, houden we een versnipperd systeem dat inwoners in de steek laat en professionals frustreert. Maar er is een alternatief: één dossier, in eigendom van de inwoner, waarin zorg en ondersteuning samenkomen.

De techniek is er. De wil van inwoners ook. Het enige wat nog ontbreekt, is dat we met elkaar zeggen: we gaan dit nu doen.  

Hieronder zie je een verhaal dat concreet maakt waar inwoners tegenaan lopen als gegevens niet goed worden gedeeld tussen alle organisaties in zorg en het sociaal domein.

Een dag uit het leven van Sam: hoe versnipperde gegevens voor ellende zorgen

Stel je Sam voor, een alleenstaande ouder met twee jonge kinderen. Sam heeft financiële zorgen, stress en worstelt met de opvoeding. Hij zoekt hulp bij de gemeente, waar hij ondersteuning krijgt van een wijkteammedewerker. Tegelijkertijd loopt hij bij de huisarts vanwege aanhoudende slaapproblemen. Jeugdzorg heeft contact gezocht over de kinderen, en voor zijn schuldhulpverlening spreekt Sam regelmatig met een coach van een andere organisatie.

Maar al die hulpverleners werken in verschillende systemen. Dat betekent:

  • Sam moet zijn verhaal steeds opnieuw doen. Niemand heeft een volledig beeld.
  • De huisarts weet niets van de geldzorgen, het wijkteam weet niet van de slaapproblemen, en jeugdzorg kent alleen hun eigen dossier.
  • De afspraken, adviezen en belangrijke informatie staan verspreid, waardoor het lastig is om écht samen te werken.

Op een dag loopt het mis: de school maakt zich zorgen om de kinderen en schakelt extra hulp in. Maar door ontbrekende informatie wordt het gezin tijdelijk uit elkaar gehaald, terwijl dit voorkomen had kunnen worden als de professionals samen één plan hadden gevolgd. Achteraf blijkt dat veel stress en misverstanden voorkomen hadden kunnen worden als alle betrokkenen toegang hadden gehad tot dezelfde gegevens én deze samen met Sam hadden beheerd.

Waarom gebeurt dit?

Omdat elke organisatie werkt in zijn eigen dossier, met eigen regels en systemen. Iedereen wil graag helpen, maar zonder het totaalplaatje wordt hulp soms dubbel, te laat of zelfs onjuist gegeven.

Hoelang het beter?

Stel je voor dat Sam één persoonlijk dossier heeft. Daarin staat zijn medische informatie, afspraken met de gemeente, hulp vanuit jeugdzorg en zijn financiën – allemaal bij elkaar. Sam bepaalt zelf wie mag meekijken en aanvullen. Alle hulpverleners werken vanuit hetzelfde overzicht en stemmen de hulp daarop af.

  • Sam hoeft zijn verhaal maar één keer te vertellen.
  • Professionele hulp sluit beter aan, er ontstaan minder fouten en er wordt sneller passende ondersteuning geboden.
  • Sam houdt zelf de regie over zijn leven.

De techniek is er klaar voor  

De systemen die dit mogelijk maken, bestaan al. Alleen de organisaties moeten samen duidelijke afspraken maken over samenwerking en het delen van gegevens. Dan wordt ondersteuning eenvoudiger, persoonlijker en minder stressvol voor mensen als Sam.  

Hoe werkt zo’n persoonlijk dossier?

Hieronder vind je een concreet beeld van hoe een gezamenlijk persoonlijk dossier werkt in het sociaal domein, én praktische tips voor professionals om samen beter te ondersteunen. 

Stel je voor: Lisa woont met haar drie kinderen in een drukke wijk. Zij heeft te maken met schulden, stress en opvoedingsvragen. Lisa krijgt hulp van verschillende professionals: het wijkteam, jeugdzorg, schuldhulp en haar huisarts.

Met één persoonlijk dossier:

  • Lisa heeft zelf toegang. Ze ziet wat er over haar gezin staat en wie meeleest of iets mag toevoegen.
  • Haar wijkteam, jeugdzorg en huisarts leggen afspraken en doelen in dit dossier vast. Alle betrokkenen werken samen, vanuit één overzicht.
  • Alleen noodzakelijke informatie wordt gedeeld. Persoonlijke zaken die niet relevant zijn, blijven privé.
  • Lisa hoeft haar verhaal maar één keer te vertellen. Ze bepaalt wie erbij betrokken is en welke informatie wordt gedeeld.

Bijvoorbeeld: Jeugdzorg en het wijkteam stemmen samen af wanneer er een huisbezoek plaatsvindt, zodat ze niet dubbel langskomen. Schuldhulp ziet dat er stress is in het gezin en legt samen met Lisa afspraken vast voor extra ondersteuning. Zo heeft Lisa de regie, kunnen hulpverleners goed samenwerken en wordt informatie niet dubbel of te weinig gedeeld.

Tips voor professionals

  • Ga uit van eigen regie: Nodig inwoners uit om zoveel mogelijk zelf invloed te hebben op hun dossier en ondersteuning. Leg samen vast wie, wat en wanneer mag weten.
  • Wees open over gegevens: Praat met inwoners over wat je noteert, wie informatie kan zien en waarom.
  • Werk met één plan: Gebruik formats als ‘1 gezin, 1 plan’, zodat alle afspraken helder en op één plek staan. Deel alleen wat écht nodig is voor goede hulpverlening.
  • Luister en stem af: Vraag waar inwoners behoefte aan hebben en pas je hulp daarop aan. Check bij ieder overleg: sluiten we aan op wat iemand zelf wil en nodig heeft?
  • Schakel het netwerk in: Betrek waar mogelijk familie, vrienden en andere betrokkenen in het persoonlijk dossier, als de inwoner dat wil.
  • Gebruik hulpmiddelen: Maak gebruik van beslisinstrumenten of privacyprotocollen die je helpen afwegen welke gegevens je deelt en hoe je zorgvuldig werkt.

Een persoonlijk dossier zorgt voor overzicht, minder fouten en meer regie. Alleen als professionals écht samenwerken en inwoners centraal stellen, maken we het verschil!