Vooroverleg: nuttige voorbereiding of sluipende censuur?

Stuurgroepen zijn een essentieel onderdeel van programma’s en projecten. Ze brengen verschillende stakeholders en perspectieven samen om tot gedragen besluiten te komen en – waar dat schuurt – doorbraken te realiseren. In theorie zorgt dit voor transparante en efficiënte besluitvorming. Maar hoe zit het in de praktijk?

De rol van de stuurgroep: taken en verantwoordelijkheden

Een goed functionerende stuurgroep heeft een cruciale rol binnen een project of programma. Ze ondersteunt de opdrachtgever en projectleider bij besluitvorming, monitort de voortgang en impact, en neemt bindende besluiten als het hoogste orgaan in de projectorganisatie. Een effectieve stuurgroep waarborgt richting en succes, maar dit vereist een duidelijke taakverdeling, bevoegdheden en een evenwichtige samenstelling.

In de praktijk blijkt echter dat stuurgroepen niet altijd optimaal functioneren. Soms ontbreekt het aan voldoende kennis en capaciteit bij de leden om risico’s goed te beoordelen. Ook de mate van besluitvorming verschilt: sommige stuurgroepen nemen alleen adviserende rollen aan, terwijl anderen daadwerkelijk sturen en knopen doorhakken. Cruciaal is dat de stuurgroep bestaat uit leden met de juiste beslissingsbevoegdheid, die het gezamenlijke belang boven het organisatiebelang stellen. Zonder deze voorwaarden wordt de stuurgroep een tandeloos orgaan.

Wanneer voorbereiding overgaat in filtering

Steeds vaker hoor ik over een tussenlaag: het vooroverleg. Dit informele overleg vindt plaats vóór de stuurgroep en heeft als doel de agenda en de voorgestelde besluiten voor te bereiden. Op zich logisch: een goed voorbereide vergadering verloopt soepeler en voorkomt dat de stuurgroep wordt overspoeld met onrijpe voorstellen. Toch schuilt hier een risico in.

Wat ik in de praktijk zie, is dat vooroverleggen soms uitmonden in een vorm van sluipende censuur. Controversiële of gevoelige onderwerpen worden niet altijd doorgeleid naar de stuurgroep, omdat ze als ‘nog niet rijp’ worden beoordeeld. Hierdoor wordt de stuurgroep niet langer de plek waar alle relevante kwesties op tafel komen, maar slechts een eindstation voor al ‘vooraf goedgekeurde’ onderwerpen. Het vooroverleg wordt zo ongemerkt een ‘stuurgroep binnen de stuurgroep’ – maar dan zonder de formele besluitvormingsverantwoordelijkheid.

Wat betekent dit in de praktijk?

  • Besluiten zijn minder breed gedragen, omdat niet alle perspectieven en belangen openlijk besproken zijn.
  • Kritische geluiden worden onderdrukt, waardoor de stuurgroep een te rooskleurig beeld krijgt van de werkelijkheid.
  • De werkelijke machtsbalans verschuift van de formele stuurgroep naar een informeel, minder transparant circuit.
  • Innovatie en doorbraken blijven uit, omdat de moeilijke, maar essentiële discussies niet worden gevoerd.
  • Het besluitvormingsproces wordt stroperig.

Hoe voorkomen of doorbreken we dit patroon?

  • Transparantie: Maak inzichtelijk welke onderwerpen in het vooroverleg besproken worden en waarom bepaalde punten wel of niet worden doorgeleid.
  • Heldere criteria: Stel objectieve criteria op voor agendering, zodat filtering niet op basis van subjectieve of politieke overwegingen plaatsvindt.
  • Terugkoppelingsrecht: Geef stuurgroepleden de mogelijkheid om onderwerpen alsnog te agenderen, ook als deze in het vooroverleg zijn tegengehouden.
  • Bewustzijn creëren: Bespreek dit mechanisme openlijk en zorg ervoor dat betrokkenen zich bewust zijn van de impact van informele filtering.

Vooroverleggen kunnen nuttig zijn, maar alleen als ze blijven dienen als middel tot betere besluitvorming – en niet als een manier om de besluitvorming te sturen. Laten we opletten dat we niet ongemerkt de kern van onze stuurgroepen ondermijnen.