Kan het alsjeblief eenvoudiger? – en snel een beetje!

In de afgelopen drie jaren houd ik mij in o.a. bezig met twee belangrijke dossiers, gericht op het terugdringen van onnodige administratieve lasten binnen het sociaal domein. Het ene dossier gaat over het berichtenverkeer voor Wmo-hulpmiddelen. Het andere over het berichtenverkeer tussen hoofd- en onderaannemers binnen de Jeugdwet en Wmo. Het ontbreken van voortgang op beide dossiers baart zorgen. Omdat het de geloofwaardigheid van de betrokken instituties ondergraaft en het vertrouwen van en bij professionals in de uitvoering ondermijnt.

Zorgaanbieders binnen de zorg, waaronder de Jeugdwet en Wmo, zijn veel tijd en geld kwijt aan administratie. Dat kun je niet helemaal terugbrengen naar nul, want er zijn ook zinvolle registraties die bijvoorbeeld nodig zijn voor een goede overdracht, declaratie en verantwoording. Maar dat je de administratieve lasten fors kunt terugbrengen is duidelijk. En hard nodig ook, om de zorgkosten beheersbaar te houden. Om die reden bijvoorbeeld bevat de hervormingsagenda Jeugd stevige ambities om de administratieve lasten te reduceren. Onder meer door standaardisering.

Zorgminister Fleur Agema (PVV) presenteerde op 27 juni jl. – vlak voor haar officiële benoeming als minister voor Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) – haar visie om de administratieve lasten voor de zorg te verminderen als oplossing voor het nijpende tekort van bijna 200.000 zorgmedewerkers tegen 2033. Door het percentage tijd besteed aan administratie te halveren, stelt Agema dat 460.000 extra collega’s in de zorg mogelijk zouden zijn, zonder externe instroom. Haar focus op administratieve efficiëntie is meer dan symbolisch gezien beperkte financiële speelruimte door andere dure plannen in de zorg. Ik mag hopen dat haar (terechte) inzet niet de zoveelste fopspeen blijkt.

Project iStandaard berichtenverkeer hulpmiddelen vertraagd

Het Ketenbureau i-Sociaal Domein is in 2021 begonnen met de voorbereidingen voor de ontwikkeling van een aparte iStandaard voor het berichtenverkeer over Wmo-hulpmiddelen. Eind 2022 is het resultaat daarvan opgeleverd:

1.     Procesbeschrijvingen

Procesbeschrijvingen van de deelprocessen rondom de financieel administratieve afhandeling van de levering van hulpmiddelen (deze presentatie). Dit is de basis waarop door ZIN wordt onderzocht hoe de processen het best kunnen worden ondersteund. Bij het beschrijven van de processen zijn de ontwikkelingen in het VNG Verbeterprogramma Hulpmiddelen, zoals de convenanten Verhuizingen en Verbeteren van de toegang meegenomen.

2.     Standaard contractartikelen

Standaard contractartikelen t.b.v. de inkoop van Hulpmiddelen waarmee een uniforme financieel administratieve verwerking wordt beoogd. Hierbij wordt aangesloten bij de herziening/aanvulling van de VNG Handreiking die door het VNG Verbeterprogramma is voorzien.

3.     Nieuwe productodelijst voor hulpmiddelen

Er is een nieuwe productcodelijst voor hulpmiddelen o.b.v. functionele eisen aan het hulpmiddel (gebaseerd op ISO9999) opgeleverd.

Ontwikkeling en beheer van iStandaarden belegd bij Zorginstituut Nederland

De taak voor de ontwikkeling en het beheer van iStandaarden voor Wmo en Jeugdwet is belegd bij het Zorginstituut Nederland (ZIN). Sinds 2019 is de financiering van het ZIN voor deze taak geregeld via een uitname uit het gemeentefonds. Het ministerie van VWS beheert het contract met het ZIN.

Financiering iStandaard hulpmiddelen is knelpunt

Destijds was het de verwachting dat de aanpassingen in de release van 2023 zouden worden meegenomen, omdat de bestaande iStandaard voor Wmo-dienstverlening niet geschikt is voor hulpmiddelen. Bij hulpmiddelencontracten speelt vooral:

  • Gemeenten die Wmo-hulpmiddelen huren, kunnen gebruik maken van de iStandaard voor diensten omdat de huurcontractvorm daar enigszins op aansluit. Maar aanbieders kunnen hiertoe niet verplicht worden.
  • Voor gemeenten die hulpmiddelen kopen (en dat betreft ongeveer 1/3van alle hulpmiddelencontracten) is de iStandaard voor diensten in het geheel niet geschikt.

Alle partijen willen graag een aparte iStandaard voor Wmo-hulpmiddelen, maar het knelpunt is de financiering ervan. In juni 2023 meldde de VNG dat hierover overleg gaande was tussen het ministerie van VWS, het ZIN en de VNG. Vanwege de onzekerheid over de financiering is de ontwikkeling van de iStandaard hulpmiddelen daarom tot nader order opgeschort.

Wordt uitstel afstel?

Dat was de stand van zaken in juni 2023. Inmiddels zijn wij weer een jaar verder, en is er nog altijd geen duidelijkheid over de financiering. Met als gevolg dat deze iStandaard voor Hulpmiddelen ook in 2025 (en waarschijnlijk geldt dat ook voor 2026) nog niet beschikbaar komt/is.

Onduidelijk is of dat komt door VWS (stelselverantwoordelijk), de VNG (uitvoeringsverantwoordelijk), het Zorg Instituut) (beheerder van de i-Standaarden), (de stuurgroep van) het Ketenbureau i-Sociaal Domein (waarin VNG, VWS en de branches van aanbieders samen werken aan het terugbrengen van de administratieve lasten) of de branches van aanbieders.

Wat ik wel weet is dat de kosten voor realisatie van een door alle partijen gewenste iStandaard voor hulpmiddelen een (eenmalige) fractie is van de kosten die gemeenten en aanbieders nu maken voor de administratie van deze hulpmiddelen. Kennelijk kunnen wij ons deze luxe veroorloven en is het streven naar administratieve lastenverlichting niet meer dan een mysteriespel voor de bühne.

Kennelijk kunnen wij ons deze luxe veroorloven en is het streven naar administratieve lastenverlichting niet meer dan een mysteriespel voor de bühne.

iStandaard bij aanbesteden hulpmiddelen: VNG-advies

Gemeenten die Wmo-hulpmiddelen aanbesteden, nemen in hun bestek vaak de eis op dat de hulpmiddelenleveranciers gebruik moeten maken van de iStandaard. Bij gebrek aan een aparte standaard voor hulpmiddelen moet de iStandaard voor dienstverlening worden gebruikt. De VNG wil haar leden erop wijzen dat zij leveranciers niet kunnen verplichten om de iStandaard dienstverlening te gebruiken voor het berichtenverkeer voor hulpmiddelen zolang er nog geen voor hulpmiddelen geschikte iStandaard bestaat.

Aanbieders die contracten sluiten met gemeenten die de hulpmiddelen huren, kunnen wel op vrijwillige basis gebruik maken van de iStandaard voor dienstverlening zoals dat nu al regelmatig gebeurt. Gemeenten die de hulpmiddelen kopen, moeten wachten tot er een aparte iStandaard voor hulpmiddelen is ontwikkeld. Het is nu nog niet aan te geven wanneer die beschikbaar komt. 

Berichtenverkeer hoofd- en onderaannemer

In de Wmo – en sinds de overheveling van Jeugdzorg naar gemeenten in 2015 – zien we steeds vaker constructies met hoofd- en onderaannemers: contracteren gaat via een stelsel met hoofdaannemers die administratief en inhoudelijk verantwoordelijk zijn, óók voor wat onderaannemers doen. Dat betekent voor veel zorginstellingen (extra) uitdagingen, want de huidige infrastructuur en standaarden voor berichtenverkeer zijn hier nog niet op ingericht. Dat laatste is op zich al opmerkelijk, omdat er sedert 18 juli 2019 een Regeling van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Minister voor Rechtsbescherming van kracht is de regels stelt ten behoeve van het beperken van vermijdbare uitvoeringslasten in het kader van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015. Deze regeling stelt het gebruik van de iStandaarden (voor een groot deel van de sector) verplicht.

Hoofd- en onderaannemerschap in de zorg

Zoals hiervoor gesteld: Steeds vaker kiezen gemeenten kiezen en regio’s ervoor om een beperkt aantal zorgaanbieders te contracteren. De gecontracteerde zorgaanbieder die als hoofdaannemer optreedt is eindverantwoordelijk voor de zorg die geleverd wordt in de regio. Die zorg levert de hoofdaannemer met andere aanbieders, de onderaannemers. Dat kan gaan om zorg binnen een expertiseveld, zoals jeugdhulp, maar ook over expertisevelden heen. De hoofdaanbieder beslist wie de zorg voorde cliënt uitvoert. Hij kan het zelf doen, maar kan het ook (gedeeltelijk)uitbesteden aan één of meerdere onderaannemers. De hoofdaannemer blijft eindverantwoordelijk en legt over alles, ook over administratieve stromen en inhoudelijke zaken van de onderaannemers, verantwoording af aan de gemeente.

Extra taken en verantwoordelijkheden voor de hoofdaannemer

De rol van hoofdaannemer geeft voor zorginstellingen veel extra verantwoordelijkheden en risico’s. Ga maar na: contracten opstellen, overeenkomsten aangaan, toezicht houden en communiceren over zorg inzet. En dat met je ‘concurrenten’ en met zorgaanbieders buiten het eigen expertiseveld. In feite verschuiven de administratieve lasten van de gemeente naar de zorginstelling. Door de schaarste op de zorgarbeidsmarkt en de versnippering in de jeugdzorgsector heeft de hoofdaanbieder vaak een groot aantal onderaannemers, met alle administratie die daarbij komt.

Een extra uitdaging voor zorginstellingen dus! De “hoofd- en onderaannemerschapsconstructie” geeft aan beide kanten uitdagingen:

  • De hoofdaannemer moet alles overzien. De hoofdaannemer moet verantwoording afleggen aan de gemeente, ook over wat de onderaannemer doet. Dit geldt zowel administratief als inhoudelijk. De hoofdaannemer is eindverantwoordelijk en moet dus alles overzien.
  • De hoofdaannemer is verantwoordelijk voor het contracteren van onderaannemers. Voorheen lag deze taak vaak bij de gemeente.
  • Zorginstellingen hebben tekort aan mensen en middelen om dit efficiënt te laten lopen. Vaak zijn processen binnen de instellingen niet ingericht op deze taken. Denk aan overvolle drives met de wel bekende ‘’mapjes op de schijf plaatsen’’ werkwijze.

Antwoord voor het grijpen

Het administratieve ongemak dat gemeenten en hoofd- en onderaannemers aan de hiervoor beschreven situatie ervaren, was in 2023 in diverse leerkringen rond hoofd- en onderaannemerschap een belangrijk issue. Diezelfde leerkringen leverden uiteindelijk ook een mogelijk antwoord op. Een antwoord dat technisch mogelijk en op korte termijn realiseerbaar is.

Ik zal de lezer niet vermoeien met allerlei technisch gedoe, maar een check bij o.a. Vecozo leerde ons, dat er een technische aanpassing binnen de bestaande infrastructuur van de iStandaarden mogelijk is, welke het berichtenverkeer tussen hoofd- en onderaannemers mogelijk maakt. Rekening houdend met de daarvoor noodzakelijke overleggen en dergelijke werd aangegeven dat dit in het vierde kwartaal van 2024 gerealiseerd kon zijn.

“Technisch is het mogelijk, maar de financiering ervan is een probleem”

En toen werd het stil, totdat ik onlangs – toen ik in een overleg vroeg naar de stand van zaken – onaangenaam verrast werd met de stellige mededeling, dat deze faciliteit er vooralsnog niet gaat komen. “Technisch is het mogelijk, maar de financiering ervan is een probleem”, zo werd mij verteld.

De reden hiervoor zou gelegen zijn in het project VISD (Vernieuwing informatievoorziening Sociaal Domein). In dit project werken meerdere instituties aan de vernieuwing van de keteninfrastructuur die aansluit bij de informatiekundige visie Common Ground voor het Sociaal Domein. Daarbij wordt aansluiten gezocht bij het domein van de langdurige zorg waar op dit moment het netwerkmodel wordt uitgerold. Het netwerkmodel is een manier van werken waarbij alle data bij de bron blijft en waarbij partijen die met elkaar informatie uit willen wisselen dit direct doen door middel van diensten, zonder tussenkomst van gegevensknooppunten.

Nu ben ik zelf een groot voorstander van deze laatste ontwikkeling (het netwerkmodel), maar – rekening houdend met lessen uit andere, soortgelijke projecten – is het op zijn vroegst in 2030 waarop we echt over een geïmplementeerd en werkend netwerkmodel kunnen beschikken. Hetgeen betekent dat er nog ruim vijf jaar gewerkt kan/moet worden met de huidige iStandaarden.

Kennelijk kunnen wij ons de luxe veroorloven – in afwachting van (ooit) betere tijden en met verspilling van heel veel (overheids- en zorg-)geld en personele – op de lauweren te rusten.

Tegen deze achtergrond is het voor mij onbegrijpelijk dat er geen bereidheid is om de eenmalig de kosten te nemen voor een feitelijk kleine modificatie binnen het bestaande berichtenverkeer om daarmee structureel een forse bijdrage te leveren aan het verminderen van de administratieve lasten en kosten voor gemeenten en hoofd- en onderaannemers. Kennelijk echter, kunnen wij ons ook hier deze luxe veroorloven – in afwachting van (ooit) betere tijden en met verspilling van heel veel (overheids- en zorg-) geld en personele – op de lauweren te rusten.

Verandercommunicatie

Verandering zorgt voor onzekerheid en onzekerheid zorgt vaak voor weerstand. Draagvlak creëren voor (het uitblijven van gewenste/beloofde) veranderingen is daarom enorm belangrijk. Juist op dit punt liggen er naar mijn stellige overtuiging mogelijkheden tot verbetering.

Rond het thema ‘administratieve lastenverlichting’ is een open en eerlijke communicatie, die zorgt dat alle belanghebbenden op tijd weten waar ze aan toe zijn en wat ze wel of niet mogen verwachten, uitermate belangrijk. Het is fnuikend voor het houvast en de geloofwaardigheid wanneer er niet, niet tijdig of gebrekkig wordt gecommuniceerd. Bijvoorbeeld, omdat geen enkele van de betrokken instituties de ongemakkelijke boodschap van geen of onvoldoende voortgang, uitstel of afstel of een verschil van mening of belang voor zijn of haar rekening wil nemen.

Ik hoop en wens van harte dat mijn ongeduld en ‘tegenspraak’ in relatie tot beide dossiers niet terecht blijkt.

Ik hoop en wens van harte dat mijn ongeduld en ‘tegenspraak’ in relatie tot beide dossiers niet terecht blijkt, maar vrees met grote vreze, dat het wel eens de (ongemakkelijke) waarheid kan zijn.

Juist omdat wij zowel voor hulpmiddelen als voor hoofd- en onderaannemerschap veel administratief ongemak met feitelijk kleine aanpassingen binnen het huidige berichtenverkeer kunnen oplossen – wat veel rust en werkplezier brengt in de uitvoering en veel onnodige kosten kan voorkomen – is dit een meer dan teleurstellende constatering.

Over de auteur

De auteur, Peter Paul J. Doodkorte is naast inwoner, partner, vader, opa, vriend en buurman, als zelfstandig adviseur voor overheden en organisaties werkzaam binnen het sociaal domein.